Tenue des registres et procès-verbaux
par voie dématérialisée

Cette dématérialisation est-elle possible quelle que soit la forme sociale ?

Depuis le décret du 31 octobre 2019, les registres des sociétés commerciales et des sociétés civiles peuvent être tenus de façon dématérialisée. Concrètement, sont visés :

  • les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de société en nom collectif (SNC) et de société en commandite simple (SCS) ainsi que le registre sur lequel ils sont répertoriés ;
  • les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de SARL ou de l’associé unique d’EURL et le registre sur lequel ils sont établis, ainsi que, s’agissant des EURL, la mention des conventions réglementées portée sur ce même registre ;
  • le registre de présence des réunions du conseil d’administration et du conseil de surveillance de SA et de société européenne (SE) ainsi que les procès-verbaux des délibérations de ces organes et le registre sur lequel ils sont répertoriés ;
  • les procès-verbaux des assemblées générales de SA, de SCA et de SE, ainsi que le registre sur lequel ils sont retranscrits ;
  • les procès-verbaux des assemblées d’obligataires, des assemblées spéciales de titulaires d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital dans les sociétés par actions ;
  • le registre des décisions collectives des associés de société civile ainsi que les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés qui y sont conservés et la mention des décisions des associés résultant d’un acte portée sur ce même registre.

On suppose que c’est uniquement par inadvertance que le décret a omis de mentionner la possibilité pour les SNC, SCS et SARL de conserver également les décisions des associés résultant d’un acte sur le registre sous forme électronique. Cette possibilité n’est prévue expressément que pour les sociétés civiles.

La possibilité pour les SAS de conserver sous forme électronique les procès-verbaux des décisions des associés ou de l’associé unique, selon le cas, et le registre répertoriant ces décisions n’est pas remise en question, le décret apportant simplement une précision s’agissant de la signature électronique et de la datation des procès-verbaux.

En revanche, le décret ne comporte aucune disposition concernant le registre de présence et les procès-verbaux des réunions du conseil de surveillance des SCA, pas plus qu’en ce qui concerne le registre des délibérations du directoire de SA. On peut supposer que les SCA et SA qui le souhaiteraient peuvent prévoir dans les statuts des modalités de tenue dématérialisée des procès-verbaux de ces organes sociaux, en l’absence de disposition réglementaire le prohibant. A noter également, l’article L 238-4 du Code de commerce, applicable aux diverses sociétés commerciales, offre la possibilité à tout intéressé de demander au président du tribunal statuant en référé d’enjoindre sous astreinte au président des organes de direction et d’administration de transcrire les procès-verbaux de ces réunions « sur un registre spécial tenu au siège social ». On peut penser qu’un juge qui serait saisi d’une telle action alors que les procès-verbaux de ces organes sociaux seraient dématérialisés débouterait le demandeur même si le registre n’est pas disponible physiquement au siège social. Il serait néanmoins souhaitable que l’article L 238-4 soit modifié pour lever toute ambiguïté.