Tenue des registres et procès-verbaux
par voie dématérialisée

Quelles sont les conditions liées à la signature et à la datation des procès-verbaux dématérialisés ?

La signature électronique des procès-verbaux des décisions sociales doit respecter les exigences relatives à une signature électronique avancée prévues par l’article  26  du règlement  européen 910/2014 du 23 juillet 2014 (règlement dit « eIDAS »). La signature électronique avancée doit ainsi :

- être liée au signataire de manière univoque ;

- permettre d’identifier le signataire ;

- avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le  signataire peut,  avec  un  niveau  de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;

- être liée aux données associées à cette signature, de telle  sorte  que  toute  modification  ultérieure  des  données  soit détectable.

Ce   niveau   de   signature   électronique avancée est applicable  à  titre  supplétif  dans les  SAS  lorsque  les  statuts  ne précisent pas les modalités de la signature  électronique.  Les statuts   de  SAS peuvent donc prévoir d’autres modalités de  tenue  du  registre  des décisions  sociales et d’établissement des procès-verbaux sous forme électronique.

Par ailleurs, les documents dématérialisés doivent être datés de façon électronique au moyen d’un horodatage offrant toute garantie de preuve.

Enfin, la signature électronique implique l’utilisation de données à caractère personnel.  Il est  donc  nécessaire  d’engager certaines actions afin de garantir la conformité de ces traitements avec le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (règlement dit « RGPD »).