Tenue des registres et procès-verbaux
par voie dématérialisée

Quelles sont les contraintes réglementaires en matière de tenue des registres et de signature des procès-verbaux des décisions sociales ?

ISABELLE PRODHOMME

Réponses d’ISABELLE PRODHOMME Avocat conseil CMS Francis Lefebvre Avocats

Jusqu’à la publication du décret 2019-1118 du 31 octobre 2019, les sociétés n’avaient pas d’autre choix : les procès-verbaux des décisions prises par les organes sociaux devaient être retranscrits de façon logique dans des registres papier.

Elles peuvent toujours recourir à ce procédé, mais la réglementation impose, pour la plupart des décisions sociales, que les procès-verbaux soient rédigés directement sur un registre spécial, coté et paraphé soit par un juge du tribunal de commerce ou du tribunal de grande instance (désormais remplacé par le tribunal judiciaire), soit par un maire ou un adjoint au maire de la commune du siège de la société.

Les textes autorisent également l’emploi de feuilles mobiles, qui doivent être numérotées sans discontinuité, paraphées dans les mêmes conditions que celles du registre et revêtues du sceau de l’autorité qui les a paraphées. En pratique, c’est la solution retenue par toutes les sociétés, à ma connaissance. Ces feuilles mobiles sont ensuite insérées dans un classeur. Ce sont les feuilles mobiles elles-mêmes, cotées et paraphées, sur lesquelles doivent être rédigés les procès-verbaux. En d’autres termes, les procès-verbaux rédigés sur des feuilles mobiles non cotées ni paraphées ne constituent pas des procès-verbaux de décisions sociales tant qu’ils ne sont pas reproduits sur des feuilles cotées et paraphées.

Il existait une exception notable, avant la modification réglementaire de 2019, à défaut de disposition impérative en la matière : les sociétés par actions simplifiées (SAS) pouvaient conserver sous forme électronique les procès-verbaux des décisions des associés ou de l’associé unique, selon le cas, si les statuts le prévoyaient.

De même, les délibérations du conseil de surveillance de société en commandite par actions (SCA) et celles du directoire de société anonyme (SA) doivent être, à peine de nullité, consignées dans des procès-verbaux. Toutefois, aucune disposition réglementaire ne précise la forme que doit revêtir le registre spécial des délibérations de ces organes sociaux. La signature électronique est reconnue par le droit français depuis la loi 2000- 230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique.

En 2018, l’article R 225-106 du Code de commerce avait été modifié par le décret 2018-146 du 28 février 2018 afin de permettre que les procès-verbaux d’assemblée générale de SA exclusivement dématérialisée puissent être signés par signature électronique au moyen d’un procédé fiable d’identification de chacun de ses membres. Toutefois, la certification et la tenue dématérialisées des registres des procès-verbaux d’assemblée générale restaient impossibles en pratique car les articles R 225-22 (SA à conseil d’administration) et R 225-49 (SA à conseil de surveillance et directoire), auxquels renvoyait l’article R 225-106, n’avaient pas été modifiés par le décret 2018-146 et imposaient toujours l’établissement des procès-verbaux sur papier et la tenue d’un registre spécial coté et paraphé.

Depuis la publication du décret du 31 octobre 2019, la tenue dématérialisée des registres des sociétés et la signature électronique des procès-verbaux décisions sociales sont autorisées.